8 (8332) 22-14-00, 22-16-00  Заказать звонок
citadel.kirov@mail.ru                Напишите нам      
0 Моя корзина  
Ваша корзина пуста
Главная  /  Полезная информация  /  Как выбрать поставщика и закупить оборудование?

Полезная информация

« Назад

Как выбрать поставщика и закупить оборудование?  15.01.2016 01:15

Как выбрать поставщика и закупить оборудование?

На определённой стадии проекта дилеммой встаёт вопрос покупки технологического оборудования. Часто встречается, что менеджер, ведущий проект, подходит к черте, когда осознание груза ответственности за выбор поставщика рождает одно слово: «ПОМОГИТЕ»!

Не в силу того, что он сам не обладает достаточной компетенцией и опытом, хотя и это не исключается (считаю это нормальным, т.к. невозможно знать всё), а по простой причине банального отсутствия достаточного количества времени, чтобы этим заниматься. Ежедневно приходится решать одновременно десяток задач, которые в свою очередь делаться на подзадачи и это хорошо, если работодатель смог сформулировать перед менеджером чётко своё видение ожидаемого результата, а не врывается утром на объект, с фразой: « Я вот туда ездил и то-то видел». Допустим, что так не происходит (о том, как действовать в случае, если вам пришлось попасть в ситуацию с творческим работодателем, поговорим в отдельной статье).

 ЭТАП 1.  Поиск потенциальных поставщиков

Итак, у вас в руках спецификация технологического оборудования, выданная проектной организацией или полученная от шеф-повара.  По правилам в ней должны быть указаны конкретные модели, марки, типы и количество того, что вам необходимо закупить.

В случае покупки единичного оборудования к подбору поставщика подходим также как, если покупаем  несколько единиц.

Обычно количество поставщиков технологического оборудования в городе с численностью населения 300-600 тысяч человек, составляет до пятнадцати компаний. Из них компаний, продающих все типы оборудования  (электромеханическое, тепловое, холодильное, нейтральное, весовое, инвентарь), не более пяти. Остальные имеют специализацию, на какой-либо определённой группе (весовое, торговое и т.д.).

Поиск  возможен тремя доступными способами:

  1. Через запрос в интернете фразой: «Технологическое оборудование кафе [ ваш город].
  2. Через объявления в печатных СМИ.
  3. Через  коллег и знакомых.

Проработав указанные источники, вы получаете список потенциальных поставщиков. Работать со всем списком, безусловно, затратно по времени, поэтому ограничьтесь  тремя компаниями, которые первыми попадались  в результатах поиска и рекомендациях коллег.

ЭТАП 2.  Запрос котировок и первый звонок

                Следующий важный этап - это запрос котировок и первый звонок. Тут возможны два сценария развития событий. В первом, вам необходимо написать техническое задание, к которому прикладывается спецификация (список) оборудования.

Задание составляется на бланке организации. В нём указываются желаемые условия поставки, сроки, место доставки, требуется ли монтаж и прочее.

Примечание.  С точки зрения организации работ, это предпочтительный,  а может и лучший способ начала взаимодействия с продавцом. Поверьте,  потраченные два часа на написание технического задания, окупятся сторицей, сэкономленным временем на уточнение мелочей и исправления возможных ошибок.

Идеально, если вы заручитесь подписью руководителя  в техническом задании. Впоследствии это гарантия бодрого духа и морального здоровья.

Продолжу. Совершаете телефонные звонки по указанным контактным данным компаний. Ищите профильного менеджера, выясняете его адрес электронной почты и отправляете  техническое задание в формате сканированной копии. Обязательно сделайте контрольный звонок и убедитесь, что письмо получено.

Какие-либо пояснения до ознакомления менеджера с  техническим заданием давать не следует. Положитесь на его профессионализм и знания.

Во втором случае вы совершаете аналогичные действия, но отправляете спецификацию (список) требуемого оборудования.

Обязательно нужно проработать все выбранные вами компании за один день, а лучше за 1,5-2 часа. Таким образом, вы одномоментно завершите второй этап работы и установите точку отсчёта  по времени для потенциальных продавцов.

При нормально налаженной работе,  менеджер компании продавца проработает ваш запрос и сделает коммерческое предложение в срок от двух до пяти дней, в зависимости от количества и типа оборудования.

Первый приоритет лояльности к компаниям можно расставить по тому, в какой последовательности вам поступят предложения. Это будет свидетельствовать о налаженной работе продавца со своими контрагентами (производителями оборудования), их оперативное взаимодействие и соблюдение установленных между собой правил работы. Этот факт даёт определённую уверенность, что условия поставки, в частности, наличие требуемого оборудование и сроки поставки, будут соблюдены.

До момента пока вы получите предложение на второй, третий день, имеет смысл позвонить каждому менеджеру, узнать, как продвигается работа по вашему запросу и задать несколько вопросов, ответы на которые, помогут вам сформировать общее представление о компании поставщика. И в дальнейшем могут послужить критериями для принятия окончательного решения по сотрудничеству.

Вы можете выяснить следующее:

- есть ли у компании референт-лист (при наличии – запросите);

- наличие крытого склада для хранения оборудования;

- наличие услуги по доставке оборудования на объект заказчика;

- наличие услуги по разгрузке оборудования;

- наличие сервисной службы и квалификацию специалистов;

- наличие услуги по разработке планировочных решений предприятий с расстановкой оборудования;

- квалификация профильного менеджера;

- запросить комплект учредительных документов (для проверки службой безопасности или юристом компании).

Завершением второго этапа будут полученные вами коммерческие предложения и  общее понимание об уровне каждой компании.

ЭТАП 3.  Обработка коммерческих предложений.

Скажу, что это самый кропотливый и ответственный момент в работе, здесь многое зависит от вас! Прежде всего, обратите внимание на то, как сформировано коммерческое предложение.  Лучший вариант, когда оно оформлено на бланке компании  с подписью менеджера или директора. Все позиции указаны в той последовательности, в какой они были  в вашем техническом задании (оговорите это с менеджером заранее). 

Далее необходимо проанализировать соответствие  параметров и характеристик запрашиваемого вами оборудования с тем, что предлагает поставщик. Возможно такое, что у поставщика нет предложения по конкретным моделям и маркам оборудования, тогда он предложит аналоги – это не должно вас пугать. На рынке достаточно много производителей, делающих однотипное оборудование.  Все изменения требуется согласовать с участниками процесса (шеф-поваром, заведующим производства).

Итак, вам осталось совершить заключительное действие, это сравнить цены. В своей практике я составляю сравнительную таблицу. К списку оборудования справа вставляю столбцы, соответствующие каждому потенциальному поставщику, проставляю предлагаемые цены на оборудование и итоговую  сумму. При этом должно соблюдаться правило соответствия прочих равных условий, например: все цены с доставкой, с НДС,  с монтажом и прочее. На этом этапе и работает ранее составленное техническое задание, по которому поставщик формировал предложение. Вы имеете достаточно информации для анализа и принятия решения о выборе поставщика.

 4 ЭТАП.  Согласование или «последние вершки».

Свою работу вы проделали и уверены в достоверности собранной и обработанной вами информации. Наступило время «последних вершков». Я так называю этап, когда выполнено 90% работы. Точка в работе ещё не поставлена (ведь поставщик не утверждён) и предстоит защитить свою работу перед руководством  или учредителем, а это бывает процесс неоднозначный. Поэтому подготовьте  всю полученную ранее информацию: сравнительную таблицу со своей подписью, информацию о поставщиках, собранную на втором этапе, всё это вам пригодится для защиты.

В процессе защиты не делайте предпочтение тому или иному поставщику, излагайте информацию  и отвечайте на вопросы однозначно и коротко. Если не знаете ответа на вопрос, лучше сказать, что вам нужно уточнить информацию у поставщика. Ни в коем случае не придумывайте ответы.

Если завершением защиты стало принятие решения о закупке, вы на «отлично» выполнили свою работу. Скажу, что с первого раза так случается не часто, но случается.

Не забудьте поблагодарить  компании, которые не стали поставщиком сейчас. Они тоже потрудились и заслуживают благодарности.  Достаточно написать слова благодарности на электронную почту менеджеру, с которым вы работали.

Запомните: вы ежедневно проходите  перед руководством проверку своих знаний и навыков в работе. Следуя всем описанным нехитрым советам, вы зарекомендуете себя с лучшей профессиональной стороны. 

                Удачи вам.

Обухов Сергей



Комментарии


Комментариев пока нет

Добавить комментарий *Имя:


*E-mail:


*Комментарий:


*Введите код, изображенный на картинке:
  

Производители оборудования смотреть всех